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Job Information

Amgen Admin Coordinator Liste Positive/Negative - H/F in Paris, France

LES MISSIONS

Gestion des listes positives et négatives par produit :

  • Uniformer les process entre les BU :

  • ex le même fardelage pour tout le matériel promotionnel

  • mettre en place les cahiers des charges pour toute mise en place de Kit promotionnel ou non promotionnel

  • Coordonner avec l’assistante réglementaire le dépositaire de matériel promotionnel

  • Coordonner le changement de déposiaire avec la task force identifiée

  • Ajouter/retirer les nouveaux/anciens éléments promotionnels et/ou non promotionnels sur le e-catalogue produit du dépositaire

  • Ajouter les visuels sur le e-catalogue produit Alloga

  • En coordination avec le chef de produit, s’assurer que le déblocage des éléments promotionnels et/ou non promotionnels pour chaque liste positive/négative est effectif une fois le document débloqué Réglementairement.

  • Envoyer les listes positives négatives des produits Amgen aux Attachés scientifiques actifs en coordination avec les assistantes de BU (utiliser la liste* de distribution (des Attachés Scientifiques actifs) tenue à jour par les assistantes de BU),**

  • Assurer le suivi des listes positives : mise à jour du tableau de suivi par liste et par produit

  • Prévoir les relances nécessaires en mettant le DR en copie

  • Archiver les listes positives/négatives sur le réseau

  • En coordination avec le chef de produit, définir les quantités et saisir la nouvelle dotation à destination des Attachés Scientifiques sur la plateforme de commande

  • Responsable des dotations et relancer Alloga si besoin

  • Mettre en place des KPI’s

Gestion du matériel dans le cadre des congrès :

  • Envoi du matériel promotionnel et non promotionnel depuis le siège ou Alloga dans le cadre des congrès nationaux.

  • S’assure de la récupération du matériel promotionnel et non promotionnel par les équipes à la fin des congrès.

  • Mettre en place des KPI’s

Suivi état des stocks :

  • Suivi de l’état des stocks des éléments de chaque e-catalogue produit

  • Envoyer l’extraction de l’état des stocks au chef de produit en charge

  • En coordination avec le chef de produit, alerter sur les relances des impressions.

  • Analyse des références qui tournent ou qui ne tournent pas

  • KPI’s

Back up de l’assistante réglementaire et organisation des congés en conséquence

*la liste des AS actifs doit également contenir le nom des DR

** le chef de produit rebondit sur le mail d’envoi de la liste positive/négative en indiquant les principaux changements

LE PROFIL :

  • Ouverture d’esprit, autonomie, rigueur, réactivité et prise d’initiatives

  • Curiosité et appétences pour les nouvelles technologies

  • Bonne connaissance du pack office et des outils collaboratifs , la maîtrise de l’anglais est un plus

  • Gestion des priorités

  • Sens du service client

  • Orientation recherche de solutions

  • Aptitude à collaborer efficacement avec toutes les fonctions de l’entreprise

  • Aptitude à travailler en mode projet

  • Excellente communication orale et écrite

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